Normalerweise schreibe ich hier in diesem Blog keine dienstlichen oder technischen Beiträge. Da meine andere Webseite aber leider immer noch nicht läuft (irgendwie fehlt mir dazu die zeit), muss ich es hier machen.
Heute morgen ist mir was aufgefallen. Mein Chef hat eine Rundmail geschrieben mit einer PDF-Datei im Anhang. 5 MB groß. An sich kein Problem. Heutige Speichersysteme sind groß genug (wir erinnern uns an Bill Gates: niemand braucht mehr als 64 KByte). Aber der Empfängerkreis dieser Mail beträgt ca. 30 Personen.
30 x 5 MB = 150 MB
150 MB in seinem "Gesendete Objekte"-Ordner. Und da er öfter solche Mails schreibt, sind das dann nach 10 Mails knappe 1,5 GB an Daten. Da ja jede Mail einzeln gesendet werden muss.
Eigentlich totaler Schwachsinn! Solche Mengen an Daten muss man nicht aufbewahren. Es würde doch eine davon reichen und eine Info, an wen alles gesendet wurde.
Nun gibt es Tools, die die Dateianhänge von Mails ausfiltern und direkt in einem anderen Verzeichnis auf dem PC speichern. Dadurch wird die Maildatei (bei Outlook ist es die .pst) erheblich verkleinert. Es werden nur die Mails, nicht aber die Anhänge mehr gespeichert. Schnell wird eine große Maildatei auf ein Minimum reduziert.
Meine Idee wäre, diese gibt es bereits, jedoch nicht für Outlook - jedenfalls ist mir kein bekannt (wer eine solche kennt, soll sich bitte bei mir melden!), die Dateianhänge nicht direkt in der Mail mit zu versenden, sondern auf einen Server zu laden und nur den Link zu der Datei / den Dateien in der Mail mit angeben.
Eine 10 MB große Mail wird dadurch wenige KB groß.
Für meine Kunden erarbeite ich gerade ein solches System. Einziger Nachteil für mich: ich muss nun diesen Speicherplatz bereitstellen.
Oder: ich könnte auch einfach die Mails aus dem "Gesendete Objekte"-Ordner löschen ...
In diesem Sinne... leitet diesen Post an alle eure Freunde weiter
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